Blog posztok
Miből lehet tudni, hogy egy praxisnak újra kell gondolnia a folyamatait?
Sok praxis nem azért lassul le, mert nincs benne lehetőség, hanem azért, mert a működése idővel túl bonyolulttá válik.
Folyamatok újratervezése? Miért? Mikor?
Ami korábban jól működött, az később már akadályt jelenthet, különösen akkor, ha a cég növekszik, a feladatok szaporodnak, és egyre több embernek kell ugyanabban a rendszerben dolgoznia.
Árulkodó jelek
Az egyik leggyakoribb jel, hogy a folyamatok már nem támogatják, hanem inkább nehezítik a napi működést. Ilyenkor a csapat sok időt tölt egyeztetéssel, keresgéléssel, újraellenőrzéssel vagy olyan adminisztratív feladatokkal, amelyeknek valójában egyszerűbbnek kellene lenniük. Ha a munka nagy része tűzoltásból áll, az általában annak a jele, hogy a rendszer maga is javításra szorul.
Másik árulkodó jel, ha ugyanazok a hibák újra és újra megjelennek. Ez lehet késedelmes teljesítés, elmaradt visszajelzés, félreértett felelősségi kör vagy széteső belső kommunikáció. Az ismétlődő problémák gyakran nem egyedi tévedések, hanem egy rosszul felépített működés következményei.
Mire érdemes figyelni?
Érdemes figyelni arra is, mennyi energiát visz el egy-egy feladat elvégzése. Ha egy egyszerűnek tűnő folyamat is sok körös egyeztetést, több jóváhagyást és rengeteg belső üzenetet igényel, akkor valószínűleg túl sok a felesleges lépés. A jól működő folyamat nem azért jó, mert bonyolult, hanem mert egyértelmű, átlátható és gyors.
Az is fontos jelzés, ha a csapat tagjai eltérően végzik ugyanazt a feladatot. Ez zavart okoz, megnehezíti az együttműködést, és hosszú távon a minőség rovására mehet. Ha nincs egységes rendszer, akkor mindenki kicsit másképp dolgozik, ami lassítja a céget és bizonytalanná teszi az eredményeket.
Drágának hangzik...
A folyamatok újragondolása nem feltétlenül nagy, drága projekt. Sokszor már az is sokat segít, ha a cég végigmegy a napi működés fő lépésein, és megkeresi, hol van felesleges kör, hol csúszik el az információ, és hol lehetne egyszerűsíteni. Egy külső szakértő ebben különösen hasznos lehet, mert kívülről rálát arra is, amit belülről már természetesnek vesz a csapat. A jól átgondolt folyamatok nemcsak gyorsabbá teszik a működést, hanem csökkentik a hibákat, javítják a munkatársak terhelését, és kiszámíthatóbbá teszik az ügyfélélményt is. Vagyis a folyamatfejlesztés valójában nem belső adminisztrációs kérdés, hanem üzleti versenyelőny.
Attól függ!
A folyamatok felülvizsgálatának valódi költsége nem a tanácsadói díj, hanem a működésben rejlő hatékonytalanság. A nem kellően szabályozott folyamatok következtében nő az ügyfélkiszolgálás változékonysága, gyakoribbá válnak a hibák, és olyan rejtett veszteségek keletkeznek, amelyek a napi működésben sokszor nehezen azonosíthatók, mégis jelentősen rontják a hatékonyságot és az eredményességet. Az ebből fakadó változékonyság az ügyfélélmény kiszámíthatóságát is rontja és hosszú távon elégedetlenséghez, valamint lemorzsolódáshoz vezethet, amit egy erősen versengő környezetben egy praxis sem engedhet meg magának.
Vissza